Спецификация и договор — чек-лист сверки

Зачем сверять спецификацию с условиями договора

Спецификация — приложение к договору, конкретизирующее предмет сделки. Расхождения между спецификацией и основным текстом создают правовую неопределённость.

• Итоговая сумма. Сумма всех позиций спецификации должна совпадать с ценой договора. Расхождение — повод для спора
• Условия поставки. Если договор предусматривает поставку определённого товара, спецификация не должна содержать другие наименования
• Цены. Цена за единицу в спецификации должна соответствовать прайс-листу или условиям тендера
• Количество. Объёмы в спецификации определяют обязательства сторон — ошибка здесь критична
• Приоритет. При расхождении между текстом и спецификацией суд будет определять, какой документ приоритетен

Какие данные проверять в спецификации

Каждая строка спецификации содержит несколько полей, которые нужно проверить.

• Наименование. Должно точно соответствовать предмету договора и техническому заданию
• Артикул или код. Артикул товара должен быть актуальным и соответствовать каталогу поставщика
• Единица измерения. Штуки, метры, килограммы, комплекты — должны совпадать в договоре и спецификации
• Количество. Объём поставки или работ — ключевой параметр обязательств
• Цена за единицу. Должна соответствовать условиям договора, прайсу или результатам тендера
• Сумма по позиции. Количество умножить на цену — проверяется арифметика
• Итого. Сумма всех позиций — сверяется с ценой договора

Проверка формул расчёта и итоговых сумм

Арифметические ошибки в спецификациях встречаются удивительно часто, особенно в Excel-таблицах.

• Формула строки. Количество * Цена = Сумма по позиции. Если есть скидка — учитывается и она
• Суммирование. Итого = сумма всех строк. Ошибка может возникнуть при добавлении или удалении строк
• НДС. НДС рассчитывается от суммы без НДС. Ставка должна соответствовать типу товара или услуги
• Округление. При большом количестве позиций ошибки округления накапливаются
• Скрытые строки. В Excel могут быть скрытые строки, которые не видны при просмотре, но включены в формулу

AIARM проверяет каждую формулу и пересчитывает все итоги с нуля.

Типичные ошибки в спецификациях

Наиболее распространённые ошибки, которые AIARM обнаруживает при проверке спецификаций.

• Копирование из старого документа. Позиции от предыдущего заказа остались в спецификации
• Изменение цен без пересчёта. Цену обновили, но сумму по строке не пересчитали
• Дублирование позиций. Одна и та же позиция присутствует дважды под разными номерами
• Пустые строки в формуле. Строка удалена, но ячейка формулы всё ещё на неё ссылается
• Разные единицы измерения. В договоре — штуки, в спецификации — комплекты
• НДС не учтён. Спецификация без НДС, а итог договора — с НДС

Как AIARM автоматизирует сверку спецификации

Загрузите договор со спецификацией, и AIARM выполнит полный цикл проверки.

• Извлечение таблицы. AIARM парсит спецификацию из PDF, DOCX или Excel, распознавая структуру таблицы
• Построчная проверка. Каждая строка проверяется: арифметика, соответствие наименованию в договоре
• Сверка итогов. Итоговая сумма спецификации сверяется с ценой договора
• Проверка НДС. Ставка и расчёт НДС проверяются для каждой позиции и итога
• Отчёт. Формируется отчёт с указанием ошибок по каждой строке и общими расхождениями

Пошаговая инструкция проверки в AIARM

AIARM проверка спецификации выполняется быстро и просто.

• Шаг 1. Загрузите основной договор
• Шаг 2. Загрузите спецификацию (PDF, DOCX или Excel)
• Шаг 3. AIARM автоматически установит связь между документами
• Шаг 4. Просмотрите отчёт с перечнем ошибок по каждой строке
• Шаг 5. При наличии нескольких версий — загрузите для сравнения

Сравнение нескольких версий спецификаций

При согласовании спецификация может проходить несколько итераций. AIARM позволяет сравнивать версии.

• Добавленные позиции. Какие товары или работы появились в новой версии
• Удалённые позиции. Что было исключено из спецификации
• Изменённые цены. Для каких позиций изменилась цена и на сколько
• Изменённые объёмы. Какие количества были скорректированы
• Влияние на итог. Как изменения повлияли на общую сумму

Сравнение версий помогает контролировать процесс согласования и фиксировать все изменения.

Когда использовать это руководство

Поставка — позиции, qty×price, итог vs цена договора.

Чек-лист: Спецификация и договор

Поставка — позиции, qty×price, итог vs цена договора. Пройдите таблицу ниже и отметьте каждую строку: «ОК» или «требует исправления».

Порядок проверки

1. Предмет договора.
2. Пересчёт строк.
3. Итог vs цена.
4. Единицы.
5. До подписания.

Пример из практики