Проверить спецификацию к договору — сверка позиций, цен и условий
Спецификация детализирует предмет договора: наименования, артикулы, количество, цены за единицу, итоговые суммы. Ошибка в одной позиции может обойтись в сотни тысяч рублей. AIARM автоматически сверяет каждую строку спецификации с условиями основного договора.
Сверка спецификации к договору — процесс проверки каждой позиции спецификации (наименование, артикул, количество, цена за единицу, итоговая стоимость) на соответствие условиям основного договора. AIARM выполняет построчную сверку и проверяет арифметику.
Зачем сверять спецификацию с условиями договора
Спецификация — приложение к договору, конкретизирующее предмет сделки. Расхождения между спецификацией и основным текстом создают правовую неопределённость.
- Итоговая сумма. Сумма всех позиций спецификации должна совпадать с ценой договора. Расхождение — повод для спора
- Условия поставки. Если договор предусматривает поставку определённого товара, спецификация не должна содержать другие наименования
- Цены. Цена за единицу в спецификации должна соответствовать прайс-листу или условиям тендера
- Количество. Объёмы в спецификации определяют обязательства сторон — ошибка здесь критична
- Приоритет. При расхождении между текстом и спецификацией суд будет определять, какой документ приоритетен
Какие данные проверять в спецификации
Каждая строка спецификации содержит несколько полей, которые нужно проверить.
- Наименование. Должно точно соответствовать предмету договора и техническому заданию
- Артикул или код. Артикул товара должен быть актуальным и соответствовать каталогу поставщика
- Единица измерения. Штуки, метры, килограммы, комплекты — должны совпадать в договоре и спецификации
- Количество. Объём поставки или работ — ключевой параметр обязательств
- Цена за единицу. Должна соответствовать условиям договора, прайсу или результатам тендера
- Сумма по позиции. Количество умножить на цену — проверяется арифметика
- Итого. Сумма всех позиций — сверяется с ценой договора
Проверка формул расчёта и итоговых сумм
Арифметические ошибки в спецификациях встречаются удивительно часто, особенно в Excel-таблицах.
- Формула строки. Количество * Цена = Сумма по позиции. Если есть скидка — учитывается и она
- Суммирование. Итого = сумма всех строк. Ошибка может возникнуть при добавлении или удалении строк
- НДС. НДС рассчитывается от суммы без НДС. Ставка должна соответствовать типу товара или услуги
- Округление. При большом количестве позиций ошибки округления накапливаются
- Скрытые строки. В Excel могут быть скрытые строки, которые не видны при просмотре, но включены в формулу
AIARM проверяет каждую формулу и пересчитывает все итоги с нуля.
Типичные ошибки в спецификациях
Наиболее распространённые ошибки, которые AIARM обнаруживает при проверке спецификаций.
- Копирование из старого документа. Позиции от предыдущего заказа остались в спецификации
- Изменение цен без пересчёта. Цену обновили, но сумму по строке не пересчитали
- Дублирование позиций. Одна и та же позиция присутствует дважды под разными номерами
- Пустые строки в формуле. Строка удалена, но ячейка формулы всё ещё на неё ссылается
- Разные единицы измерения. В договоре — штуки, в спецификации — комплекты
- НДС не учтён. Спецификация без НДС, а итог договора — с НДС
Как AIARM автоматизирует сверку спецификации
Загрузите договор со спецификацией, и система выполнит полный цикл проверки.
- Извлечение таблицы. AIARM парсит спецификацию из PDF, DOCX или Excel, распознавая структуру таблицы
- Построчная проверка. Каждая строка проверяется: арифметика, соответствие наименованию в договоре
- Сверка итогов. Итоговая сумма спецификации сверяется с ценой договора
- Проверка НДС. Ставка и расчёт НДС проверяются для каждой позиции и итога
- Отчёт. Формируется отчёт с указанием ошибок по каждой строке и общими расхождениями
Пошаговая инструкция проверки в AIARM
Проверка спецификации выполняется быстро и просто.
- Шаг 1. Загрузите основной договор
- Шаг 2. Загрузите спецификацию (PDF, DOCX или Excel)
- Шаг 3. Система автоматически установит связь между документами
- Шаг 4. Просмотрите отчёт с перечнем ошибок по каждой строке
- Шаг 5. При наличии нескольких версий — загрузите для сравнения
Сравнение нескольких версий спецификаций
При согласовании спецификация может проходить несколько итераций. AIARM позволяет сравнивать версии.
- Добавленные позиции. Какие товары или работы появились в новой версии
- Удалённые позиции. Что было исключено из спецификации
- Изменённые цены. Для каких позиций изменилась цена и на сколько
- Изменённые объёмы. Какие количества были скорректированы
- Влияние на итог. Как изменения повлияли на общую сумму
Сравнение версий помогает контролировать процесс согласования и фиксировать все изменения.
Частые вопросы о сверке спецификаций
Обязательна ли спецификация к договору?
Для договоров поставки и подряда — практически обязательна, так как конкретизирует предмет. Для договоров услуг спецификация может быть заменена техническим заданием.
Какой формат спецификации лучше для проверки?
AIARM одинаково хорошо обрабатывает PDF, DOCX и Excel. Но Excel предпочтительнее, так как позволяет проверить не только данные, но и формулы.
Что имеет приоритет — договор или спецификация?
Обычно договор содержит оговорку о приоритете. Если её нет — суд определит приоритет исходя из обстоятельств. Лучше устранить расхождения до подписания.
Можно ли проверить спецификацию без договора?
Да, AIARM проверит арифметику и внутреннюю согласованность спецификации. Но для полной сверки нужен основной договор.
Проверьте спецификацию автоматически
Загрузите договор и спецификацию, и AIARM проверит каждую строку: цены, количество, арифметику и итоги.
Попробовать бесплатно