Проверка сумм в документе — чек-лист кросс-сверки

Кросс-сверка сумм между разделами документа

В типичном договоре суммы упоминаются в нескольких местах: в предмете, в разделе о цене, в графике платежей, в спецификации. Все эти значения должны быть согласованы.

• Предмет и цена. Сумма в разделе о предмете договора должна совпадать с суммой в разделе о цене
• Спецификация и итог. Сумма всех позиций спецификации должна равняться итоговой сумме договора
• График платежей. Сумма всех платежей по графику должна совпадать с общей суммой договора
• Авансы и окончательный расчёт. Аванс плюс окончательный платёж должны равняться полной сумме
• Приложения. Суммы в приложениях должны соответствовать суммам в основном тексте

AIARM извлекает все суммы, определяет их роль в документе и выполняет перекрёстную сверку автоматически.

Сравнение сумм прописью и цифрами

Российская деловая практика требует указания суммы одновременно цифрами и прописью. Расхождение между ними — частая и опасная ошибка.

• Приоритет прописи. По общему правилу, при расхождении суммы прописью и цифрами приоритет имеет сумма прописью
• Типичные ошибки. Изменили цифры, забыли обновить пропись. Или наоборот — исправили пропись, но не тронули цифры
• Копейки. Часто расхождение возникает именно в копейках — цифрами указано 00, прописью "ноль" опущено
• Валюта. Иногда в цифрах указаны рубли, а прописью — доллары или евро. Особенно при работе с иностранными контрагентами

AIARM преобразует сумму прописью в числовое значение и сравнивает с указанной цифрой. Любое расхождение фиксируется в отчёте.

Сверка спецификации с итоговой суммой

Спецификация — один из главных источников ошибок в суммах. При большом количестве позиций арифметические ошибки неизбежны.

Проверка построчно

AIARM проверяет каждую строку спецификации: количество умножить на цену должно равняться сумме по позиции. Если есть скидка — она тоже учитывается.

Итого по спецификации

Сумма всех позиций должна совпадать со строкой "Итого". AIARM находит расхождения, даже если они составляют одну копейку.

Спецификация и договор

Итоговая сумма спецификации сверяется с суммой, указанной в основном тексте договора. При наличии нескольких спецификаций проверяется их общая сумма.

Пересчёт НДС — проверка правильности расчёта налога

Ошибки в расчёте НДС — одна из самых частых причин отказа в налоговом вычете. AIARM проверяет правильность расчёта.

• Определение ставки. AIARM определяет применяемую ставку НДС: 20%, 10%, 0% или "без НДС"
• Формула расчёта. Проверяется правильность формулы: НДС = сумма без НДС * ставка / 100. Или при выделении: НДС = сумма с НДС * ставка / (100 + ставка)
• Округление. НДС округляется до копеек по правилам математического округления. AIARM проверяет корректность округления
• Позиции с разными ставками. Если в документе есть позиции с разными ставками НДС, каждая проверяется отдельно
• Итоговый НДС. Сумма НДС по позициям должна совпадать с итоговым НДС документа

Как AIARM автоматизирует валидацию сумм

При загрузке документа AIARM выполняет полный цикл проверки денежных значений.

• Извлечение. AIARM находит все числовые значения и суммы прописью в документе
• Классификация. Каждая сумма получает роль: цена, НДС, итого, аванс, штраф, пеня
• Арифметика. Проверяется вся арифметика: суммирование, умножение, проценты
• Кросс-сверка. Суммы сравниваются между разделами и между документами
• Отчёт. Формируется отчёт со списком всех сумм и обнаруженных расхождений

Результат — полная карта денежных значений документа с пометками о каждом несоответствии.

Типичные ошибки в суммах и их последствия

Ошибки в суммах имеют прямые финансовые последствия. Вот наиболее опасные.

• Лишний ноль. 1 500 000 вместо 150 000 — ошибка на порядок. Если контрагент оплатит по счёту с ошибкой, возврат займёт время
• Неверный НДС. Налоговая откажет в вычете, если НДС рассчитан неверно. Такой результат прямые финансовые потери
• Несовпадение спецификации. Если итог спецификации не совпадает с суммой договора, возникает вопрос: какая сумма верна?
• Ошибка в графике платежей. Сумма платежей больше или меньше суммы договора — проблема при окончательном расчёте
• Пропись и цифры. Суд будет опираться на сумму прописью. Если она отличается от цифр — неприятный сюрприз

Проверка сумм при работе с несколькими документами

Особую ценность проверка сумм приобретает при работе с комплектом связанных документов.

• Договор и счёт. Сумма в счёте должна соответствовать условиям договора с учётом графика платежей
• Договор и акт. Сумма в акте выполненных работ должна совпадать с суммой за соответствующий этап
• Основной договор и допсоглашение. Если допсоглашение изменяет сумму, новая сумма должна быть отражена во всех последующих документах
• Несколько спецификаций. Сумма всех спецификаций должна равняться общей сумме рамочного договора

AIARM позволяет загрузить несколько связанных документов и выполнить перекрёстную сверку сумм между ними.

Когда использовать это руководство

Когда в договоре несколько сумм: пропись, цифры, спецификация, аванс — и нужно убедиться, что они сходятся.

Чек-лист сверки сумм

Когда в договоре несколько сумм: пропись, цифры, спецификация, аванс — и нужно убедиться, что они сходятся. Пройдите таблицу ниже и отметьте каждую строку: «ОК» или «требует исправления».

Порядок проверки

1. Соберите все суммы из текста и приложений.
2. Сверьте цифры с прописью.
3. Пересчитайте НДС.
4. Проверьте график платежей.
5. Зафиксируйте расхождения.

Пример из практики