Архив договоров

Проблемы традиционного хранения договоров

В материале «Архив договоров» раздел «проблемы традиционного хранения договоров» — пункты для сверки в AIARM по загруженному PDF или DOCX.

• Разрозненность. Договоры в папках на сервере, в почте, в бумажном архиве
• Поиск. Найти нужный договор — от 15 минут до нескольких часов
• Сроки. Пропуск сроков продления и уведомления — убытки и потеря условий
• Версии. Непонятно, какая версия договора актуальна (с учётом допсоглашений)
• Доступ. Нет единого доступа для всех заинтересованных сотрудников

Как работает архив в AIARM

В материале «Архив договоров» раздел «как работает архив в aiarm» — пункты для сверки в AIARM по загруженному PDF или DOCX.

• Загрузка. Пакетная загрузка всех договоров (PDF, Word, сканы)
• Распознавание. OCR для сканов, извлечение текста из PDF и Word
• Индексация. Автоматическое извлечение: тип, стороны, суммы, даты, сроки
• Классификация. Автоматическая группировка по типам, контрагентам, проектам
• Связи. Автоматическое связывание договоров с допсоглашениями и приложениями

Поиск по архиву

В материале «Архив договоров» раздел «поиск по архиву» — пункты для сверки в AIARM по загруженному PDF или DOCX.

• По реквизитам. Номер, дата, контрагент, ИНН
• По содержанию. Полнотекстовый поиск по тексту договоров
• По параметрам. Сумма, срок, тип договора, статус
• Семантический. "Договоры с пенями больше 0,1%" или "Договоры без ограничения ответственности"
• Комбинированный. Сочетание параметров: "Договоры поставки с ООО «Ромашка» на сумму более 1 млн"

Контроль сроков

В материале «Архив договоров» раздел «контроль сроков» — пункты для сверки в AIARM по загруженному PDF или DOCX.

• Окончание действия. Уведомление за 30/60/90 дней до окончания
• Продление. Напоминание о необходимости продления или уведомления о расторжении
• Ключевые даты. Сроки оплаты, поставки, приёмки
• Гарантии. Окончание гарантийного срока
• Дашборд. Визуальная панель с приближающимися дедлайнами

Примеры использования

В разделе «Архив договоров» — ситуации из практики; сверьте их со своим документом в AIARM.

• Средний бизнес. 500 договоров загружены за 1 день, все проиндексированы — время поиска сократилось с 30 минут до 10 секунд
• Холдинг. 3000 договоров по 12 юрлицам — единый архив с разграничением доступа
• Юридическая фирма. Архив клиентских договоров с быстрым доступом и историей

Аналитика по договорной базе

В материале «Архив договоров» раздел «аналитика по договорной базе» — пункты для сверки в AIARM по загруженному PDF или DOCX.

• Статистика. Количество договоров по типам, контрагентам, суммам
• Риски. Сводка по выявленным рискам во всех договорах
• Истекающие. Список договоров, истекающих в ближайшие 30/60/90 дней
• Финансы. Общий объём обязательств по всем действующим договорам

Безопасность и доступ

В материале «Архив договоров» раздел «безопасность и доступ» — пункты для сверки в AIARM по загруженному PDF или DOCX.

• Роли. Разграничение доступа: администратор, юрист, руководитель, бухгалтер
• Шифрование. Данные зашифрованы при хранении и передаче
• Аудит. Полный лог всех действий: кто, когда, что просматривал
• Резервное копирование. Автоматическое резервное копирование архива

Когда применять этот сценарий

Применяйте сценарий, когда как проверить всю договорную базу На странице — пошаговый чек-лист и пример прохождения сценария в AIARM.

Чек-лист: Архив договоров

Применяйте сценарий, когда как проверить всю договорную базу На странице — пошаговый чек-лист и пример прохождения сценария в AIARM. Отметьте каждую строку таблицы: «ОК» или «требует внимания».

Порядок прохождения сценария

1. Создайте проект и пригласите коллег.
2. Загрузите пакет документов или архив.
3. Распределите проверки по ролям.
4. Сформируйте сводный отчёт для руководства.

Пример из практики