Организация архива договоров — индексация, поиск и контроль сроков
Архив договоров — сценарий, в котором компания загружает всю договорную базу на платформу AI ARM для автоматической индексации, полнотекстового поиска по параметрам (контрагент, сумма, дата, тип) и настройки уведомлений о приближающихся сроках окончания, продления и ключевых дат.
Архив договоров — централизованное хранилище с автоматической индексацией, семантическим поиском и контролем сроков действия всех договоров компании.
Проблемы традиционного хранения договоров
- Разрозненность. Договоры в папках на сервере, в почте, в бумажном архиве
- Поиск. Найти нужный договор — от 15 минут до нескольких часов
- Сроки. Пропуск сроков продления и уведомления — убытки и потеря условий
- Версии. Непонятно, какая версия договора актуальна (с учётом допсоглашений)
- Доступ. Нет единого доступа для всех заинтересованных сотрудников
Как работает архив на AI ARM
- Загрузка. Пакетная загрузка всех договоров (PDF, Word, сканы)
- Распознавание. OCR для сканов, извлечение текста из PDF и Word
- Индексация. Автоматическое извлечение: тип, стороны, суммы, даты, сроки
- Классификация. Автоматическая группировка по типам, контрагентам, проектам
- Связи. Автоматическое связывание договоров с допсоглашениями и приложениями
Поиск по архиву
- По реквизитам. Номер, дата, контрагент, ИНН
- По содержанию. Полнотекстовый поиск по тексту договоров
- По параметрам. Сумма, срок, тип договора, статус
- Семантический. "Договоры с пенями больше 0,1%" или "Договоры без ограничения ответственности"
- Комбинированный. Сочетание параметров: "Договоры поставки с ООО «Ромашка» на сумму более 1 млн"
Контроль сроков
- Окончание действия. Уведомление за 30/60/90 дней до окончания
- Продление. Напоминание о необходимости продления или уведомления о расторжении
- Ключевые даты. Сроки оплаты, поставки, приёмки
- Гарантии. Окончание гарантийного срока
- Дашборд. Визуальная панель с приближающимися дедлайнами
Примеры использования
- Средний бизнес. 500 договоров загружены за 1 день, все проиндексированы — время поиска сократилось с 30 минут до 10 секунд
- Холдинг. 3000 договоров по 12 юрлицам — единый архив с разграничением доступа
- Юридическая фирма. Архив клиентских договоров с быстрым доступом и историей
Аналитика по договорной базе
- Статистика. Количество договоров по типам, контрагентам, суммам
- Риски. Сводка по выявленным рискам во всех договорах
- Истекающие. Список договоров, истекающих в ближайшие 30/60/90 дней
- Финансы. Общий объём обязательств по всем действующим договорам
Безопасность и доступ
- Роли. Разграничение доступа: администратор, юрист, руководитель, бухгалтер
- Шифрование. Данные зашифрованы при хранении и передаче
- Аудит. Полный лог всех действий: кто, когда, что просматривал
- Резервное копирование. Автоматическое резервное копирование архива
Частые вопросы об архиве договоров
Сколько договоров можно загрузить?
Ограничений нет. Система масштабируется под любой объём — от десятков до десятков тысяч договоров.
Как быстро индексируются документы?
Текстовые PDF и Word — мгновенно. Сканы с OCR — 1-2 минуты на документ.
Можно ли настроить уведомления для разных сотрудников?
Да, каждый пользователь настраивает свои уведомления: по типам договоров, контрагентам, срокам.
Есть ли интеграция с 1С или другими системами?
Доступен API для интеграции с ERP, CRM и системами электронного документооборота.
Организуйте архив договоров
Загрузите договоры, и AI ARM автоматически проиндексирует их и настроит контроль сроков.
Попробовать бесплатно