Проверка приложений — чек-лист комплекта

Проверка соответствия приложений ссылкам в тексте

Основной текст договора содержит ссылки на приложения: "согласно Приложению 1", "в соответствии с Приложением 3 к настоящему Договору". Каждая такая ссылка должна вести к реально существующему документу. AIARM помогает проверить этот блок — например, при загрузке PDF или DOCX.

• Ссылка без документа. Текст ссылается на Приложение 5, но в комплекте только 4 приложения
• Документ без ссылки. Есть Приложение 6, но в тексте на него нет ни одной ссылки
• Неточная ссылка. Ссылка на "Приложение N 2", а документ озаглавлен "Приложение 2" без "N"
• Множественные ссылки. Одно приложение упоминается в нескольких разделах — все ссылки должны быть единообразны

AIARM извлекает все ссылки на приложения из текста и сопоставляет их с фактическим перечнем.

Сверка нумерации приложений

Нумерация приложений — источник частых ошибок, особенно при многократном редактировании документа.

• Пропуск номера. После Приложения 2 идёт Приложение 4 — третье пропущено
• Дубликат номера. Два документа озаглавлены как Приложение 3 — неясно, какой именно имеется в виду
• Нарушение порядка. Приложения нумерованы не последовательно: 1, 3, 2, 5
• Разный формат. Часть приложений нумерована цифрами (1, 2, 3), часть — буквами (А, Б, В)

AIARM проверяет последовательность нумерации и выявляет все аномалии.

Проверка наименований — точное соответствие

Наименование приложения в тексте договора должно точно совпадать с заголовком самого приложения.

• Сокращения. В тексте — "Спецификация", в заголовке приложения — "Спецификация товаров и услуг"
• Разные формулировки. В тексте — "График работ", в приложении — "Календарный план выполнения работ"
• Опечатки. В тексте — "Техническое задание", в приложении — "Техничское задание"
• Изменение после редактирования. Наименование в тексте обновили, а заголовок приложения — нет

AIARM сравнивает наименования с учётом возможных сокращений и падежных форм.

Контроль полноты комплекта приложений

Полнота комплекта — критически важный параметр. Отсутствие даже одного приложения может обесценить весь договор.

• Обязательные приложения. Если текст договора ставит условие "определяется в Приложении 2", то без этого приложения условие неисполнимо
• Факультативные приложения. Если текст говорит "может быть дополнено согласно Приложению", отсутствие не критично
• Перечень в договоре. Некоторые договоры содержат отдельный пункт с перечнем всех приложений — AIARM сверяет этот перечень с фактическим набором

Как AIARM автоматически проверяет приложения

При загрузке договора с приложениями AIARM выполняет полный цикл проверки.

• Сканирование текста. Извлечение всех ссылок на приложения из основного текста
• Анализ приложений. Определение номеров и наименований каждого приложения
• Построение реестра. Формирование единого реестра: ссылка в тексте — фактическое приложение
• Выявление расхождений. Сверка реестра и формирование списка проблем
• Отчёт. Структурированный отчёт с перечнем всех приложений и обнаруженных расхождений

Типичные проблемы с приложениями

На основе анализа тысяч договоров выделяются наиболее частые проблемы с приложениями.

• Устаревшие приложения. Текст договора обновлён, а приложения остались от предыдущей версии
• Приложения другого договора. При копировании из шаблона приложения относятся к другому контрагенту
• Несогласованные даты. Дата приложения позже даты договора — формально приложение создано после подписания
• Пустые приложения. В комплекте есть приложение с номером, но без содержания — "Будет предоставлено позднее"
• Дублирование. Один и тот же документ приложен дважды под разными номерами

Рекомендации по оформлению приложений

Для предотвращения проблем с приложениями следуйте этим рекомендациям.

• Единая нумерация. Нумеруйте приложения последовательно арабскими цифрами: 1, 2, 3
• Перечень в договоре. Включите в текст договора отдельный пункт с полным перечнем приложений
• Взаимные ссылки. В заголовке каждого приложения указывайте номер и дату договора
• Проверка перед подписанием. Используйте AIARM для автоматической сверки приложений с текстом
• Подписи на приложениях. Подписывайте каждое приложение отдельно для подтверждения его принадлежности к договору

Когда использовать это руководство

Перед подписанием — ссылки на приложения, ТЗ, спецификации, графики.

Чек-лист: Проверка приложений

Перед подписанием — ссылки на приложения, ТЗ, спецификации, графики. Пройдите таблицу ниже и отметьте каждую строку: «ОК» или «требует исправления».

Порядок проверки

1. Список из текста.
2. Сверка с файлами.
3. Нумерация.
4. Подписи.
5. К комплекту.

Пример из практики