Сверка счёта с договором — чек-лист перед оплатой

Зачем проверять реквизиты счёта перед оплатой

Оплата счёта без проверки реквизитов — серьёзный риск. Вот почему сверка обязательна.

• Мошенничество. Злоумышленники перехватывают электронную переписку и подменяют реквизиты в счёте. Деньги уходят мошенникам
• Опечатки. Одна неверная цифра в расчётном счёте — и платёж зависает или уходит другому получателю
• Смена реквизитов. Контрагент сменил банк, но в договоре указаны старые реквизиты. Счёт выписан на новые — нужно сверить
• Аудит. При проверке аудиторы обращают внимание на соответствие реквизитов в первичных документах
• Возврат средств. Если платёж ушёл по неверным реквизитам, возврат может занять недели или быть невозможен

Какие реквизиты сверять

При сверке счёта с договором необходимо проверить все ключевые реквизиты.

• ИНН. Идентификационный номер в счёте должен совпадать с ИНН в договоре
• КПП. Код причины постановки на учёт — должен совпадать с данными договора
• Расчётный счёт. 20-значный номер счёта в банке — критически важно проверить каждую цифру
• БИК. Банковский идентификационный код — должен совпадать со справочником ЦБ
• Наименование банка. Должно соответствовать БИК и данным в договоре
• Корреспондентский счёт. Последние 3 цифры должны совпадать с последними 3 цифрами БИК
• Наименование получателя. Должно точно совпадать с наименованием контрагента в договоре
• Суммы. Сумма счёта должна соответствовать условиям договора

Проверка сумм в счёте

Помимо реквизитов, AIARM проверяет финансовую часть счёта на соответствие договору.

• Общая сумма. Сверяется с ценой договора или графиком платежей
• НДС. Ставка и сумма НДС должны соответствовать условиям договора
• Арифметика. Сумма позиций должна совпадать с итогом. НДС должен быть рассчитан верно
• Валюта. Валюта счёта должна совпадать с валютой договора
• Назначение платежа. Номер и дата договора в счёте должны совпадать с фактическими

Схемы мошенничества с подменой реквизитов

Мошенничество с подменой реквизитов в счетах — распространённая схема. Знание методов помогает защититься.

• Перехват электронной почты. Мошенники получают доступ к почте контрагента и отправляют счёт с изменёнными реквизитами
• Подмена PDF. Файл счёта визуально идентичен оригиналу, но реквизиты изменены в скрытом слое
• Фишинг. Звонок или письмо "от контрагента" с просьбой оплатить по новым реквизитам
• Подмена символов. Одна цифра в расчётном счёте изменена — деньги уходят на счёт мошенника

AIARM защищает от всех этих сценариев: автоматическая сверка с договором мгновенно выявляет любое расхождение в реквизитах.

Как AIARM сверяет реквизиты счёта и договора

AIARM выполняет посимвольное сравнение всех реквизитов между документами.

• Извлечение. Из обоих документов извлекаются все реквизиты: ИНН, КПП, банковские данные, суммы
• Нормализация. Данные приводятся к единому формату для корректного сравнения
• Посимвольное сравнение. Каждый символ каждого реквизита сравнивается — расхождение даже в одной цифре фиксируется
• Валидация. Реквизиты проверяются по контрольным суммам (ИНН, расчётный счёт, ОГРН)
• Отчёт. Формируется таблица сравнения с подсветкой всех различий

Пошаговая инструкция проверки счёта

Проверка счёта по договору в AIARM занимает минуту.

• Шаг 1. Загрузите договор с реквизитами контрагента
• Шаг 2. Загрузите полученный счёт на оплату
• Шаг 3. AIARM автоматически сверит все реквизиты
• Шаг 4. Просмотрите отчёт — все расхождения выделены
• Шаг 5. При отсутствии расхождений — оплачивайте. При наличии — свяжитесь с контрагентом

Особенно важна проверка для новых контрагентов и крупных сумм. Одна минута на проверку может сэкономить миллионы.

Действия при обнаружении расхождений

Если AIARM обнаружил различия в реквизитах счёта и договора, действуйте по следующему алгоритму.

• Не оплачивайте. Никогда не оплачивайте счёт с расхождением в реквизитах до выяснения причин
• Свяжитесь с контрагентом. Позвоните по известному номеру (не из счёта!) и уточните реквизиты
• Запросите подтверждение. Попросите прислать гарантийное письмо на фирменном бланке с актуальными реквизитами
• Проверьте новые реквизиты. Если контрагент подтвердил смену — запросите допсоглашение об изменении реквизитов
• Зафиксируйте. Сохраните всю переписку и результаты проверки AIARM

Когда использовать это руководство

Обязательный шаг бухгалтерии: каждый счёт сверяется с действующим договором и неоплаченным остатком.

Чек-лист «можно ли платить»

Обязательный шаг бухгалтерии: каждый счёт сверяется с действующим договором и неоплаченным остатком. Пройдите таблицу ниже и отметьте каждую строку: «ОК» или «требует исправления».

Порядок проверки

1. Откройте действующий договор и график.
2. Сверьте получателя и банк.
3. Проверьте сумму и этап.
4. Согласуйте с инициатором закупки.
5. Проведите платёж.

Пример из практики