Проверка акта — чек-лист сверки с договором

Зачем сверять акт с условиями договора

Подписание акта без сверки с договором — распространённая ошибка, которая может дорого обойтись.

• Подтверждение объёмов. Акт фиксирует объём выполненных работ. Если он отличается от договорного — основание для претензий
• Фиксация стоимости. Подписанный акт с неверной суммой создаёт обязательство оплатить именно эту сумму
• Соблюдение сроков. Дата акта должна соответствовать срокам выполнения по договору
• Налоговый учёт. Акт — первичный документ для бухгалтерии. Ошибки в нём создают проблемы при налоговой проверке
• Судебные споры. Подписанный акт — ключевое доказательство при разрешении споров об исполнении

Какие данные акта проверять

При сверке акта с договором необходимо проверить несколько ключевых параметров.

Объёмы и единицы измерения

Количество работ в акте должно соответствовать договорным объёмам. Единицы измерения — совпадать (штуки, метры, часы).

Цены за единицу

Цена каждой позиции в акте должна совпадать с ценой в спецификации или смете к договору.

Итоговые суммы

Общая сумма акта должна соответствовать стоимости этапа или всего договора. НДС должен быть рассчитан корректно.

Наименования работ

Формулировки в акте должны совпадать с формулировками в договоре. Расхождения создают риск непризнания расходов.

Проверка соответствия сроков

Даты в акте выполненных работ — важный элемент проверки.

• Дата составления. Акт должен быть составлен в пределах срока выполнения работ по договору
• Период выполнения. Период, указанный в акте, должен соответствовать этапу или общему сроку
• Дата подписания. Акт подписывается после фактического выполнения работ, но до истечения срока приёмки
• Срок приёмки. Договор может устанавливать срок для подписания акта — AIARM проверяет его соблюдение

Типичные расхождения между актом и договором

Наиболее частые несоответствия, которые обнаруживает AIARM при сверке.

• Завышение объёмов. В акте указано больше работ, чем предусмотрено договором
• Изменение цен. Цена за единицу в акте отличается от договорной без дополнительного соглашения
• Другие наименования. Формулировки работ в акте не совпадают с договором
• Несовпадение НДС. Ставка или сумма НДС в акте отличается от договорной
• Выход за сроки. Работы по акту выполнены после истечения срока договора
• Отсутствие этапа. Акт на этап, который не предусмотрен графиком работ

Как AIARM автоматизирует сверку акта с договором

Загрузите договор и акт — AIARM выполнит полную сверку автоматически.

• Загрузка. Загрузите оба документа: договор (со спецификацией) и акт выполненных работ
• Извлечение данных. AIARM извлекает позиции, объёмы, цены и суммы из обоих документов
• Построчная сверка. Каждая позиция акта сопоставляется с соответствующей позицией договора
• Проверка итогов. Сверяются итоговые суммы, НДС и другие финансовые параметры
• Отчёт. Формируется отчёт с перечнем совпадений и расхождений по каждой позиции

Пошаговая инструкция проверки акта

Для эффективной проверки акта в AIARM следуйте этим шагам.

• Шаг 1. Загрузите основной договор со всеми приложениями и спецификациями
• Шаг 2. Загрузите акт выполненных работ, который нужно проверить
• Шаг 3. Укажите связь между документами (AIARM может определить её автоматически по номеру договора)
• Шаг 4. Запустите сверку и дождитесь формирования отчёта
• Шаг 5. Изучите расхождения и примите решение по каждому пункту

Что делать при обнаружении расхождений

При выявлении расхождений между актом и договором рекомендуется следующий порядок действий.

• Не подписывайте. Не подписывайте акт с расхождениями — это создаст юридические обязательства
• Зафиксируйте. Составьте перечень замечаний на основе отчёта AIARM
• Направьте контрагенту. Направьте мотивированный отказ от подписания с указанием конкретных расхождений
• Согласуйте исправления. Договоритесь об исправлении акта или подписании дополнительного соглашения
• Повторная проверка. После получения исправленного акта проведите повторную сверку

Когда использовать это руководство

Перед подписанием акта — объём, цена, период, НДС.

Чек-лист: Проверка акта

Перед подписанием акта — объём, цена, период, НДС. Пройдите таблицу ниже и отметьте каждую строку: «ОК» или «требует исправления».

Порядок проверки

1. Договор + спецификация.
2. Объём и цена.
3. Период и НДС.
4. Реквизиты.
5. Подпись или возврат.

Пример из практики