Проверка счетов на оплату
AIARM как проверить счёт перед оплатой?. Например, загрузите PDF или DOCX на aiarm.ru.
Зачем автоматизировать проверку счетов
В материале «Проверка счетов на оплату» раздел «зачем автоматизировать проверку счетов» — пункты для сверки в AIARM по загруженному PDF или DOCX.
- Объём. Средняя компания обрабатывает 50-200 счетов в месяц — ручная проверка занимает дни
- Дубли. Повторные счета — одна из самых частых причин переплат
- Реквизиты. Ошибка в реквизитах — платёж уходит не тому получателю
- НДС. Неверная ставка или сумма НДС — проблемы с вычетами
- Лимиты. Оплата сверх суммы договора — неосновательное обогащение
Пошаговый сценарий пакетной проверки
В материале «Проверка счетов на оплату» раздел «пошаговый сценарий пакетной проверки» — пункты для сверки в AIARM по загруженному PDF или DOCX.
- Шаг 1. Финансист загружает пакет счетов в AIARM (PDF, сканы)
- Шаг 2. AIARM распознаёт каждый счёт и извлекает реквизиты, суммы, НДС
- Шаг 3. Автоматическая привязка к договорам по номеру или реквизитам контрагента
- Шаг 4. Сверка каждого счёта: реквизиты, суммы, НДС, лимиты, дубли
- Шаг 5. Формируется реестр: "К оплате" / "Требует проверки" / "Отклонить"
- Шаг 6. Финансист просматривает проблемные счета и принимает решения
Какие проверки выполняются по каждому счёту
В материале «Проверка счетов на оплату» раздел «какие проверки выполняются по каждому счёту» — пункты для сверки в AIARM по загруженному PDF или DOCX.
- ИНН получателя. Соответствие данным ЕГРЮЛ и реквизитам в договоре
- Расчётный счёт. Совпадение с реквизитами из договора
- Сумма. Не превышает остаток по договору
- НДС. Ставка и сумма корректны, соответствуют условиям договора
- Дубли. Нет ли счёта с таким же номером, датой и суммой
- Срок действия. Договор не истёк
- Формальные требования. Наличие обязательных реквизитов счёта
Работа с реестром счетов
В материале «Проверка счетов на оплату» раздел «работа с реестром счетов» — пункты для сверки в AIARM по загруженному PDF или DOCX.
- Статусы. Каждый счёт получает статус: зелёный (к оплате), жёлтый (проверить), красный (отклонить)
- Фильтрация. Просмотр только проблемных счетов для ускорения работы
- Комментарии. Финансист добавляет пояснения к решениям
- Экспорт. Реестр экспортируется в Excel для загрузки в учётную систему
Примеры и экономический эффект
В разделе «Проверка счетов на оплату» — ситуации из практики; сверьте их со своим документом в AIARM.
- Торговая сеть. Автоматизация проверки 300 счетов в месяц — экономия 40 часов и выявление дублей на 800 000 руб.
- Производство. Обнаружение 5 счетов с неверными реквизитами — предотвращение платежей на чужие счета
- Строительная компания. Выявление превышения лимитов по 3 договорам подряда
Интеграция с учётными системами
В материале «Проверка счетов на оплату» раздел «интеграция с учётными системами» — пункты для сверки в AIARM по загруженному PDF или DOCX.
- Экспорт в 1С. Реестр одобренных счетов экспортируется для формирования платёжных поручений
- API. Интеграция с ERP-системами для автоматической загрузки счетов
- Аудиторский след. Полная история проверок для внутреннего и внешнего аудита
Настройка правил проверки
В материале «Проверка счетов на оплату» раздел «настройка правил проверки» — пункты для сверки в AIARM по загруженному PDF или DOCX.
- Пороги. Допустимое расхождение сумм (например, до 100 руб. из-за округления)
- Обязательные поля. Какие реквизиты считать обязательными
- Автоматическое одобрение. Счета до определённой суммы от проверенных контрагентов
- Уведомления. Алерты о приближении к лимитам по договорам
Когда применять этот сценарий
Применяйте сценарий, когда как проверить счёт перед оплатой На странице — пошаговый чек-лист и пример прохождения сценария в AIARM.
Чек-лист: Проверка счетов на оплату
Применяйте сценарий, когда как проверить счёт перед оплатой На странице — пошаговый чек-лист и пример прохождения сценария в AIARM. Отметьте каждую строку таблицы: «ОК» или «требует внимания».
| № | Что проверить | Где / контекст | Критерий «ОК» | Типичная ошибка |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Основание платежа | Счёт/договор | Ссылка на пункт | Нет основания |
| 2 | Сумма этапа | График | = договору | Переплата |
| 3 | НДС | Счёт | Ставка и база | Неверный НДС |
| 4 | Реквизиты | Банк | Совпадают с договором | Подмена р/с |
| 5 | Документы закрытия | Акт/УПД | Комплект полный | Оплата без акта |
Порядок прохождения сценария
- Загрузите договор и счёт на оплату.
- Сверьте сумму, НДС, реквизиты, основание.
- Согласуйте с графиком платежей.
- Проведите оплату только после «ОК» по чек-листу.
Пример из практики
Типичная задача: проверка счетов на оплату
Без сценария: Без чек-листа по «проверка счетов на оплату» легко пропустить условие, которое потом стоит денег.
По сценарию AIARM: Чек-лист на этой странице и отчёт AIARM по теме «реквизиты, сумма, ндс, основание» фиксируют результат для команды.
См. также другие материалы раздела «Финансовый контроль».
Частые вопросы: Проверка счетов на оплату
Как проверить счёт перед оплатой?
сценарий «Проверка счетов на оплату»: Реквизиты, сумма, НДС, основание. На странице — чек-лист, порядок работы и пример из практики.
Нужна ли регистрация?
Для сценария «Проверка счетов на оплату» нужна регистрация на aiarm.ru — загрузка PDF/DOCX и полный отчёт. Без регистрации можно проверить фрагмент текста в разделе /tools/.
Какие документы подходят?
Сценарий «Проверка счетов на оплату» опирается на комплект: основной договор, приложения и первичка по теме. Загрузите актуальные PDF/DOCX в проект AIARM.
Есть ли пошаговое руководство?
Да — см. /guides/invoice-errors с детальным разбором.
Проверьте пакет счетов автоматически
Загрузите счета, и AIARM проверит реквизиты, суммы, НДС и выявит дубли за минуты.