Проверка счетов на оплату — сценарий для финансиста
Проверка счетов на оплату — сценарий, в котором финансист или бухгалтер загружает пакет счетов на платформу AI ARM для автоматической проверки: соответствие ИНН и реквизитов, сверка сумм с договором, верификация НДС и выявление дублирующих счетов. Результат — реестр счетов с пометками «к оплате», «требует проверки» или «отклонить».
Проверка счетов на оплату — сценарий пакетной проверки счетов: соответствие реквизитов, сверка сумм с договором, верификация НДС и выявление дублей. Результат — реестр с пометками для принятия решения.
Зачем автоматизировать проверку счетов
- Объём. Средняя компания обрабатывает 50-200 счетов в месяц — ручная проверка занимает дни
- Дубли. Повторные счета — одна из самых частых причин переплат
- Реквизиты. Ошибка в реквизитах — платёж уходит не тому получателю
- НДС. Неверная ставка или сумма НДС — проблемы с вычетами
- Лимиты. Оплата сверх суммы договора — неосновательное обогащение
Пошаговый сценарий пакетной проверки
- Шаг 1. Финансист загружает пакет счетов на AI ARM (PDF, сканы)
- Шаг 2. Система распознаёт каждый счёт и извлекает реквизиты, суммы, НДС
- Шаг 3. Автоматическая привязка к договорам по номеру или реквизитам контрагента
- Шаг 4. Сверка каждого счёта: реквизиты, суммы, НДС, лимиты, дубли
- Шаг 5. Формируется реестр: "К оплате" / "Требует проверки" / "Отклонить"
- Шаг 6. Финансист просматривает проблемные счета и принимает решения
Какие проверки выполняются по каждому счёту
- ИНН получателя. Соответствие данным ЕГРЮЛ и реквизитам в договоре
- Расчётный счёт. Совпадение с реквизитами из договора
- Сумма. Не превышает остаток по договору
- НДС. Ставка и сумма корректны, соответствуют условиям договора
- Дубли. Нет ли счёта с таким же номером, датой и суммой
- Срок действия. Договор не истёк
- Формальные требования. Наличие обязательных реквизитов счёта
Работа с реестром счетов
- Статусы. Каждый счёт получает статус: зелёный (к оплате), жёлтый (проверить), красный (отклонить)
- Фильтрация. Просмотр только проблемных счетов для ускорения работы
- Комментарии. Финансист добавляет пояснения к решениям
- Экспорт. Реестр экспортируется в Excel для загрузки в учётную систему
Примеры и экономический эффект
- Торговая сеть. Автоматизация проверки 300 счетов в месяц — экономия 40 часов и выявление дублей на 800 000 руб.
- Производство. Обнаружение 5 счетов с неверными реквизитами — предотвращение платежей на чужие счета
- Строительная компания. Выявление превышения лимитов по 3 договорам подряда
Интеграция с учётными системами
- Экспорт в 1С. Реестр одобренных счетов экспортируется для формирования платёжных поручений
- API. Интеграция с ERP-системами для автоматической загрузки счетов
- Аудиторский след. Полная история проверок для внутреннего и внешнего аудита
Настройка правил проверки
- Пороги. Допустимое расхождение сумм (например, до 100 руб. из-за округления)
- Обязательные поля. Какие реквизиты считать обязательными
- Автоматическое одобрение. Счета до определённой суммы от проверенных контрагентов
- Уведомления. Алерты о приближении к лимитам по договорам
Частые вопросы о проверке счетов
Сколько счетов можно загрузить за раз?
До 50 счетов в одном пакете. Для больших объёмов рекомендуется разбить на несколько загрузок или использовать API-интеграцию.
Как система находит дубли?
По комбинации признаков: ИНН контрагента, номер счёта, дата, сумма. Даже при небольших расхождениях (например, разная дата) система предупреждает о потенциальном дубле.
Работает ли с рукописными счетами?
Система лучше всего работает с печатными документами. Рукописные счета распознаются через OCR, но точность может быть ниже.
Можно ли проверить счёт-фактуру?
Да, система поддерживает как обычные счета, так и счета-фактуры, УПД и корректировочные счета-фактуры.
Проверьте пакет счетов автоматически
Загрузите счета, и AI ARM проверит реквизиты, суммы, НДС и выявит дубли за минуты.
Попробовать бесплатно