Контроль платежей по договору — сценарий для бухгалтерии

Почему контроль платежей нельзя оставлять на ручном режиме

Ручная обработка счетов — источник ошибок, которые стоят компании реальных денег.

• Статистика. До 5% платежей содержат ошибки при ручной обработке
• Дубли. Повторная оплата одного и того же счёта — одна из самых частых ошибок
• Переплата. Оплата по неверным реквизитам, оплата сверх лимита по договору
• Просрочки. Пропуск срока оплаты — штрафы и пени от контрагента
• Объём. 50-100 счетов в неделю — невозможно проверить каждый вручную с должной тщательностью

Пошаговый сценарий — от получения счёта до решения об оплате

Полный цикл контроля платежей на платформе AI ARM.

• Шаг 1. Бухгалтер получает счёт на оплату от контрагента
• Шаг 2. Загружает счёт и соответствующий договор на AI ARM
• Шаг 3. Система извлекает из счёта: номер, дату, сумму, НДС, реквизиты получателя
• Шаг 4. Из договора извлекаются: условия оплаты, график платежей, предельные суммы
• Шаг 5. Автоматическая сверка: сумма, реквизиты, срок, лимит
• Шаг 6. Формируется отчёт: "К оплате" / "Требует проверки" / "Отклонить"
• Шаг 7. Бухгалтер принимает решение и фиксирует оплату

Какие проверки выполняет система автоматически

AI ARM выполняет комплексную сверку каждого счёта с условиями договора.

• Реквизиты. ИНН, расчётный счёт получателя — совпадают ли с данными в договоре
• Сумма. Не превышает ли счёт лимит по договору или по этапу
• НДС. Ставка и сумма НДС соответствуют условиям договора
• График. Соответствует ли счёт графику платежей — аванс, промежуточный, финальный
• Дубли. Нет ли повторных счетов с теми же реквизитами и суммами
• Срок действия. Не истёк ли срок действия договора
• Накопительный итог. Суммарно оплачено + текущий счёт не превышает цену договора

Роли в сценарии — бухгалтер, финансовый директор, юрист

Контроль платежей — процесс, в котором участвуют несколько специалистов.

• Бухгалтер. Основной пользователь — загружает счета, получает результаты сверки, принимает решение об оплате
• Финансовый директор. Видит сводку: объём оплат по договорам, отклонения от бюджета, приближение к лимитам
• Юрист. Подключается при обнаружении расхождений — условия оплаты не соответствуют договору
• Казначей. Контролирует кассовый план, распределяет платежи по периодам
• Уведомления. Автоматические алерты при приближении к лимиту по договору

Примеры и экономический эффект

Реальные результаты автоматизации контроля платежей.

• Торговая компания. Обнаружены 3 дублирующих счёта на общую сумму 1,2 млн рублей
• Строительная организация. Предотвращена переплата по этапам — счёт превышал остаток по договору на 340 000 руб.
• Производство. Автоматизация контроля 200+ счетов в месяц — экономия 30 часов работы бухгалтера

Ручной контроль vs AI ARM

• Время на счёт: 15-20 мин vs 1-2 мин
• Выявление дублей: 60% vs 99%
• Средняя экономия: от 200 000 руб./мес.

Интеграция с бухгалтерскими процессами

AI ARM встраивается в существующие бухгалтерские процессы компании.

• Экспорт в Excel. Результаты сверки экспортируются для загрузки в 1С или другую учётную систему
• Реестр платежей. Формируется реестр с привязкой к договорам — полная картина обязательств
• Аудиторский след. История всех проверок — кто загрузил, когда проверил, какое решение принял
• Архив. Все счета с результатами сверки сохраняются в системе

Настройка правил и автоматических уведомлений

Система позволяет настроить правила контроля под специфику вашего бизнеса.

• Порог отклонения. Допустимое расхождение суммы счёта и условий договора (например, до 1%)
• Уведомление о лимите. Алерт при достижении 80% от суммы договора
• Уведомление о сроке. Напоминание о приближении дедлайна оплаты
• Автоматическое отклонение. Счета с критическими расхождениями отклоняются автоматически